Предварительное рассмотрение

Организация документооборота на предприятии

Предварительное рассмотрение

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации.

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная – при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 – индекс структурного подразделения
  • 05 – номер дела по номенклатуре
  • 134 – порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации.

Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт.

Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий – может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17).

В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт.

В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах.

Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Источник: https://dogovorum.ru/article/organizaziya-documentooborota

Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Как все начиналось

Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

  • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
  • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

Что требуется теперь

Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

Фрагмент документа

Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Таблица 1. Профстандарты о предварительном рассмотрении входящих документов

Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

Фрагмент документа

Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством… Документы, поступившие…

по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю… или заместителям руководителя в соответствии с установленным… распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

Распределение обязанностей (делегирование полномочий) в любой организации регламентируется одним из основных приказов по основной деятельности, в котором руководитель закрепляет за каждым из своих заместителей ответственность за определенное направление деятельности и устанавливает перечень «курируемых» структурных подразделений. Этот вопрос еще может регламентироваться в должностных инструкциях / положениях о должностях заместителей руководителя и подтверждаться соответствующими доверенностями.

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

  • какие виды и разновидности документов;
  • по каким вопросам;
  • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
  • с какой целью и 
  • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

  • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
  • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
  • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/47273-predvaritelnoe-rassmotrenie-dokumentov/

Эффективный документооборот: предварительное рассмотрение входящих

Предварительное рассмотрение

Продолжаем рассматривать принципы эффективного документооборота, которые предлагает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Третий принцип – организация предварительного рассмотрения входящих документов.

Прием и предварительное рассмотрение

Доставленное письмо – это принятое письмо, при условии, что оно адресовано той организации, в которую доставлено.

Кроме того, доставленными считают письма, поступившие в почтовое отделение, но не полученные адресатом по извещению.

Именно поэтому организациям, юридический адрес которых отличается от фактического, нельзя забывать о почтовом ящике по юридическому адресу. Государственные и контролирующие органы чаще всего направляют письма именно на этот адрес.

Большинство писем проходит предварительное рассмотрение после приема и до регистрации (или рассмотрения, если документ нерегистрируемый).

Например, в организацию пришло бумажное письмо, которое доставил курьер.

В таком случае секретарь должен принять письмо и подтвердить прием – поставить свою подпись о получении, после чего вскрыть конверт и прочитать письмо – то есть заняться его предварительным рассмотрением.

Когда на почту организации поступает электронное письмо, оно уже считается принятым. Секретарь должен сразу заняться его предварительным рассмотрением.

Действия при предварительном рассмотрении входящих документов:

1. Отнести поступивший документ к регистрируемой или нерегистрируемой корреспонденции.

2. Определить должностное лицо, которое должно рассмотреть письмо, или подразделение, в которое его следует передать (для нерегистрируемых документов).

3. Проверить подлинность ЭЦП или наличие соглашения между организациями об обмене корреспонденцией, подписанной определенным видом ЭЦП.

Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция

Распространенная ошибка принимающих корреспонденцию работников – регистрировать как входящий любой поступающий документ: от счета на оплату до оферты договора. Но регистрировать нужно только письма! Если в организацию поступает счет или оферта с сопроводительным письмом, то входящий номер получает именно письмо, а не документ.

Если поступивший документ относится к нерегистрируемым, его следует передать в соответствующее структурное подразделение.

Распределение документов для рассмотрения

Если в организации полномочия по рассмотрению и подписанию документов распределены между руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, рассмотрение писем также следует распределить между ними. Генеральному директору направляют на рассмотрение только особо важные документы, а также документы, тематика которых не связана с полномочиями или компетенцией ни одного должностного лица.

Чтобы знать, кому именно направлять тот или иной поступивший в вашу организацию документ, создайте таблицу распределения писем между должностными лицами в соответствии с их компетенцией и полномочиями (Таблица 1).

После регистрации секретарь должен передать корреспонденцию напрямую ответственному должностному лицу.

Проверка подлинности ЭЦП

Если входящее электронное письмо подписано усиленной квалифицированной (то есть зарегистрированной в специальном удостоверяющем центре) ЭЦП, то перед регистрацией секретарь должен проверить подлинность этой подписи.

Механизм проверки зависит от программного обеспечения, установленного в организации. Если организация редко обменивается электронными письмами с ЭЦП, проверить подпись можно с помощью специальных интернет-сервисов: например, gosuslugi.ru.

Этот вариант подходит только для усиленных квалифицированных ЭЦП. Положительный результат проверки может выглядеть так:

По предварительному соглашению организации могут использовать в переписке электронные подписи других видов (простая, усиленная неквалифицированная). Секретарь должен знать, с какими организациями заключены такие соглашения и какие именно ЭЦП следует использовать в той или иной переписке.

Нештатные ситуации при предварительном рассмотрении документов

Иногда при предварительном рассмотрении корреспонденции возникают нештатные ситуации. Например:

• письмо адресовано другой организации;

• письмо повреждено, что делает его нечитабельным;

• нет заявленных в письме приложений;

• ЭЦП не прошла проверку;

• письмо подписано неоговоренным сторонами видом ЭЦП.

Секретарь должен знать, какие действия предпринять в каждом из перечисленных случаев (Таблица 2).

Эти нештатные ситуации секретарь обнаруживает уже после приема письма. К регистрации и рассмотрению такую корреспонденцию допускать нельзя, но такое решение должно быть обосновано.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2019/effektivnyj_dokumentoobot/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.